Delegeren binnen zelforganiserende teams
Mihalyi Csikszentmihalyi zei over delegeren: ‘geef mensen net iets meer ruimte dan waar ze zich comfortabel in voelen.’ Precies dat is wat er gebeurt als je zelforganiserend gaat werken*. Mihalyi met de moeilijke achternaam zei dit toen hij sprak over mensen laten groeien en over delegeren om mensen daarbij te helpen.
*Het kan ook zijn dat binnen jouw organisatie de term zelfsturend werken wordt gebruikt, maar voor de leesbaarheid gebruik ik in dit artikel term. Mocht je niet zelfsturend of zelforganiserend werken, ook dan is dit artikel geschikt voor jou.
Niet kunnen delegeren
Teams waar niet of lastig gedelegeerd wordt herken je vaak aan collega’s die verschillend in het werk staan. De een ervaart een hoge werkdruk, de ander heeft daar geen last van. Te veel hooi op de vork wordt niet opgelost maar lijkt een probleem wat steeds erger wordt. Ik spreek soms mensen die door het hooi het werk niet meer ziet of door de bomen het bos niet meer. Als je dat herkent in je team, wordt het tijd om eens aan de slag te gaan met verantwoordelijkheid of te delegeren!
Leren en delegeren
Eén van de mooiste manieren om te leren is een taak krijgen, zelf oppakken en uitvogelen hoe zoiets nu moet. Hoeveel ondersteuning en begeleiding je daarbij krijgt verschilt per taak. Sommige taken krijg je stap voor stap aangeleerd, andere kijk je af en bij weer andere taken vind je zelf het wiel uit. Niet goed of fout, maar wel allemaal meer ontwikkel-ruimte voor jou. En laat dat nu net één van de drie elementen zijn die ons motiveren.
Welke taken kun je wel en niet delegeren?
Natuurlijk kun je niet alles delegeren, wat kun je wel en niet delegeren?
Niet delegeren
- Kerntaken: taken die de kern van je functie vormen. Er zijn sommige dingen die je zelf moet blijven doen, als je de wondverpleegkundige bent kun je het beleid op wondzorg niet laten maken door een andere collega. Maar het is geen probleem om een aantal specifieke cliënten te delegeren naar andere collega’s.
- Eindverantwoordelijkheden: voor sommige taken ben jij nu eenmaal aanspreekbaar. Dat zal zo blijven. Je kunt de taken en daarmee de verantwoordelijkheid wel delegeren, maar jij blijft eindverantwoordelijk. Je blijft aanspreekbaar op het resultaat of het werk dat de collega aan wie je het gedelegeerd hebt doet. Een voorbeeld hierbij is dat als ik mijn huis ga verbouwen ben ik eindverantwoordelijk voor het resultaat. Ik kan wel een aannemer inhuren die een stuk van die verantwoordelijkheid overneemt. Maar het blijft mijn eindverantwoordelijkheid dat die doet wat ik wil dat hij doet. Niet iedereen heeft eindverantwoordelijkheden, maar als je die hebt, die hoef je niet te delegeren.
- Conflicten: als je lastig met iemand overweg kunt of een aanvaring hebt gehad kun je niet van iemand anders vragen om namens jou excuses aan te bieden. Conflicten zul je zelf in de hand moeten houden.
Goed overwegen om te delegeren
- Vertrouwelijke zaken: sommige zaken worden je in vertrouwen verteld, als je die moet delegeren zul je ze door moeten spreken met een volgend persoon. Dat zul je goed moeten overwegen. Een voorbeeld daarvan is, dat iemand pas tegen mij zei… (sorry, dat is vertrouwelijk).
- Gevoelige zaken: sommige zaken liggen gevoelig, bijvoorbeeld het maken van het rooster kan best een gevoelige taak zijn, want hoe goed je ook probeert met iedereen rekening te houden, het lukt niet altijd.
- Risicovolle zaken: er zijn taken die meer risico met zich meedragen dan anderen, voor je zoiets delegeert is het handig om goed na te denken of je dit kan delegeren en hoe je de risico’s in de hand houdt. Voorbeelden hiervan zijn agressie, lastige medische taken of taken die nauwe betrokkenheid vragen.
Wel delegeren
- Dat wat een ander moet leren: de beste manier om iets te leren is gewoon doen en er ook verantwoordelijk voor zijn. Juist als je het echt zelf moet doen leren we dingen die we anders niet zouden leren.
- Taken die iemand anders beter kan: sommige taken kan iemand anders gewoon beter dan jij, als dat zo is en je wilt ermee stoppen, wat houd je tegen? Maar misschien heb jij de taak gekregen om te leren, overweeg in dat geval nog eens.
Kun je wel delegeren als je in een zelforganiserend team werkt?
In een zelforganiserend team ben je gelijkwaardig aan elkaar. De ene collega staat niet hoger dan de andere, hoewel het opleidingsniveau soms wel kan verschillen. Je bent dus niet gelijk. Zonder dat het formeel afgesproken is zie je vaak wel bepaalde verhoudingen binnen het team ontstaan. En daar is niets mis mee. Dat zie je in alle ongeorganiseerde situaties ook, sommige mensen zijn meer leiders en andere meer volgers en zo ontstaat een samenwerking. Maar ook binnen een zelforganiserend team kun je delegeren. Alleen kun je het daar niet doen omdat je een andere positie hebt, je kunt niet top-down zeggen dat iemand deze taak gaat krijgen. Je zult dat in wederzijds respect moeten doen en daarmee voorstellen aan een collega dat hij of zij deze taak van je overneemt.
Hoe doe je dat praktisch?
Hoe je daarvoor kiest? Terug naar de quote van de man met de moeilijke naam. “Geef mensen net iets meer ruimte dan waar ze zich comfortabel in voelen.” Een beetje zwemmen helpt ons met leren.
Maar ik ben gewoon leidinggevende…
Delegeren blijft een uitdaging, maar als je de positie hebt is iet iets gemakkelijker. Toch zeggen de betere leiders dat ze geen gebruik maken van hun positie om zoiets te vragen, ook zij proberen een taak op basis van wederzijds respect weg te geven. Want het leiderschap op basis van respect blijft krachtiger dan die omdat je nu eenmaal de positie hebt.
Leren delegeren
Meer leren over hoe delegeren en omgaan met verantwoordelijkheden werkt. In een dagdeel teamtraining ga je hier actief mee aan de slag. Aan de hand van voorbeelden en leuke opdrachten leer en voel je wat delegeren is, hoe het werkt en hoe het niet werkt. Zowel leerzaam als leuk.
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!