Tag Archief van: Samenwerkingsafspraken

Vijf tips om roddelen te voorkomen

Roddelen is één van de gemakkelijkste manieren om de te zorgen dat:

er onveiligheid en angst in je team ontstaat
de ruimte om te leren verdwijnt
geen nieuwe ideeën mee worden voorgesteld
en teamleden hun hoofd niet meer boven het maaiveld uitsteken.

Kortom roddelen is iets dat je wilt voorkomen. Daarvoor heb ik hier vijf tips voor je!

Tip 1: Maak samenwerkingsafspraken

Spreek gewoon af dat je niet roddelt, samen de verantwoordelijkheid neemt voor de sfeer in je team en zorgt dat je anderen respectvol behandelt. Voor meer informatie over het maken van samenwerkingsafspraken, klik hier.

Tip 2: Vervang roddelen door positief over anderen praten

Zodra je merkt dat je niet positief over iemand kunt praten, praat dan niet. Het voegt niets toe. Het kan soms even fijn voelen om iemand weg te zetten, maar het bouwt niet op. Het bouwt zelfs de relatie met de collega aan wie je het vertelt niet, want als je over de een slecht praat, wie zegt dat je het niet over je collega doet? Als je de neiging merkt om iets negatiefs over iemand te vertellen, vervang het door iets positiefs te zeggen.

Tip 3: Houd elkaar verantwoordelijk

Houdt elkaar verantwoordelijk voor een goede sfeer in het team. Als je collega iets kritisch over een teamlid zegt, vraag of dit teamlid dit al weet. Spreek je collega’s daar dus op aan, want je bent met elkaar verantwoordelijk voor de sfeer in je team. Als je dit een stap verder wilt nemen en het tact ervoor hebt, kun je ook het gesprek met een collega aangaan, wat maakt dat een collega wil roddelen of daar behoefte aan heeft?

Tip 4: Geef collega’s geregeld waardering

Er zijn heel wat manieren om je collega waardering te geven, zolang het oprecht is werkt:

Het uitspreken van je respect voor het werk dat een collega doet
Een compliment voor een goede dienst, actie, taak, idee, gebaar of signalering
Uitspreken dat je een collega een fijn iemand vindt
Of zeggen dat je graag met iemand werkt

Juist die geregelde waardering zorgt ook dat er ruimte is om iets te delen wat minder gaat, zo kun je jouw ei kwijt bij de collega zelf in plaats van bij iemand anders.

Tip 5: Neem regelmatig een moment met je team om je samenwerking te evalueren

Soms kan het goed zijn even bewust bij je samenwerking stil te staan. Vraag je team of er geroddeld wordt, of collega’s de verleiding ervaren en gooi het open. Juist dit af en toe even bespreken zorgt dat er collega’s op het onderwerp blijven letten en dat geef roddelen minder kans.

Heb jij ook tips om roddelen te voorkomen, laat het weten!

Veilige Sfeer: 3 ingrediënten voor een veilige sfeer in je team

in Tips

Ingrediënt 1: een basis van vertrouwen als basis voor een veilige sfeer

Voor een veilige sfeer moet in elk team een basis van vertrouwen zijn. Zonder die basis kun je als team niet werken.

Kennismaken

Mocht je nog aan de veilige sfeer moeten werken, dan is kennismaken een heel goed idee. Soms vergeten we tijdens onze samenwerking dat we werken met mensen die allemaal ook een achtergrond, geschiedenis, valkuilen, sterke punten en pijnlijke herinneringen kennen. Hiervoor kun je de werkvorm kennismaken gebruiken. Een stapje verder gaan kan ook door het maken van een DISC profiel.

Samenwerkingsafspraken als basis voor een veilige sfeer

Een volgende stap op weg naar een veilige sfeer is het maken van samenwerkingsafspraken. Opnieuw afspreken hoe je wilt samenwerken kan alleen als iedereen de wil heeft om er iets van te maken. Mocht dat niet zo zijn, dan is het nodig om eerst daar naar te kijken. Want uiteindelijk moet je team zijn met z’n allen. Als je weet dat iedereen er voor wil gaan, kun je samenwerkingsafspraken maken.

Eén bedoeling hebben

Na deze stap is het mooi om met elkaar te kijken wat de essentie van het werk is. Wat is jullie ‘bedoeling’? Het mooie van een bedoeling is dat je er nooit klaar mee bent, het is iets waar je altijd mee bezig blijft. Het verschil tussen doel en bedoeling is net zoiets als tussen einde en beëindiging, het eerste vorm gebruiken we voor een aanwijsbare moment. Dan is het doel bereikt, dan is er een einde. De tweede vorm gebruiken we voor iets wat doorgaat. In beëindiging zit een beweging, in een bedoeling ook, het verschil is bijvoorbeeld. Daarnaast is een bedoeling vaak groter dan een doel. Het verschil bijvoorbeeld tussen: zorgen dat de wond van cliënt Jansen snel geneest en ‘zorgen voor cliënten’. Het laatste kan iets zijn wat jullie team doen. Het interessante is, dat je als team het meestal wel eens bent over jullie bedoeling. Dat biedt een gezamenlijk vertrekpunt en helpt bij een basis van vertrouwen: als je het in het groot bekijkt, willen jullie namelijk allemaal hetzelfde: ‘mensen helpen’.

Ingrediënt 2: kwetsbaarheid creëert een veilige sfeer

Voor een veilige sfeer in het team moet er een bepaalde mate van kwetsbaarheid zijn.

Jezelf laten zien

Er zijn teams waar medewerkers zichzelf niet laten zien. Ze noemen dat ‘zakelijk’, werk en privé scheiden of ‘professioneel werken’. Maar als de mens achter je collega er niet mag zijn dan ontnemen we ook iets. Het is namelijk de menselijkheid die ons zoveel plezier geeft, die ons laat lachen met collega’s of laat begrijpen dat we allemaal wel eens een fout maken. Het is de menselijkheid die de verwachtingen van de cliënt overtreft. Jezelf laten zien is essentieel.

Echt verbinden

De deur tentoongesteld in Dublin.

De eerste stap nemen om jezelf te laten zien kan heel lastig zijn, dat vraagt moed, essentieel om die eerste stap te zetten. Tijdens mijn vakantie in Ierland hoorde ik het volgende verhaal:

In 1492 waren twee Ierse families met elkaar in gevecht en het ging er hard aan toe. Halverwege het gevecht besloot de familie onder leiding van Black James er vandoor te gaan en sloot zichzelf op in een gebouw dat de ‘Chapter House’ heet. De andere familie onder leiding van Gerald Fitzgerald, zette de achtervolging in, maar eenmaal voor de deur besefte Gerald dat het gevecht nergens om ging en vroeg door de gesloten deur om vrede. Black James vermoedde verraad en de deur bleef gesloten. Toen hakte Gerald een gat in de deur en stak zijn arm naar binnen als bewijs van zijn goede wil. Die kwetsbaarheid was genoeg bewijs van zijn oprechtheid, de familie opende de deur en beide families sloten vrede.

Soms is het die eerste stap die we moeten zetten. Zelf kwetsbaar zijn. Niet eenvoudig, maar wel essentieel.

Brene Brown over kwetsbaarheid

Voor mij was het Brené Brown die het onderwerp kwetsbaarheid op de agenda zette. Haar verhaal laat bij veel mensen een diepe indruk achter. Dat vind je net als meer informatie over het ingrediënt kwetsbaarheid achter deze link: Brene Brown over kwetsbaarheid.

Ingrediënt 3: ontspanning en positieve humor bouwt een veilige sfeer

In elke samenwerking of relatie is er nog een derde ingrediënt nodig voor een veilige sfeer.

Ontspanning en humor

Af en toe ontspannen heeft iedereen nodig. In heel wat teams wordt er taart gegeten omdat het gezellig is en wordt er dan ook tegelijk ook vergaderd. Voor echte ontspanning is samen lachen één van de allerbeste manieren. Vertel dus gerust die grap aan je collega, of het grappige voorval bij een cliënt, zolang niemand er slechter van wordt is het ok. Alternatieven zijn lekker onderuit zitten, aan een sta-tafel hangen met collega’s, een rondje wandelen, genieten van de zon, een teamuitje, zwembad, sauna, picknick, uit eten of nog iets anders, maar zorg dat het even niet over het werk gaat. Kortom alles waar je hartslag van omlaag gaat. Dit kan je overigens zowel individueel als met je team doen. Je zult merken dat de behoefte wat betreft het soort en de hoeveelheid ontspanning per collega verschilt.

Ontlading

Naast ontspanning heb je ontlading nodig, dat is precies omgekeerd, maar wordt vaak vergeten. Door je in te spannen maak je endorfine aan en dat voelt heel fijn en werkt stressverlagend. Het is de reden waarom mensen, zwemmen, hardlopen, crossfit, badminton, dansen, tennis of een andere inspannende sport doen. Natuurlijk zijn er ook andere manieren om je in te spannen, maar dat vraagt wel dat je er helemaal voor gaat op zo’n manier dat je voelt dat je wat gedaan hebt. Bijvoorbeeld werken in de tuin, het huis schoonmaken of deeg kneden. Kortom alles waar je hartslag van omhoog gaat. Je kunt hierbij ook kiezen om dit met je team te doen of juist individueel.

Deze twee onderdelen zijn de beste manier om goed om te gaan met stress. Als je stress ervaart, zorg voor ontspanning, humor én inspanning en je zult zien dat je daarna heel anders tegen de stress aankijkt.

Eropuit met je team

Een hele goede manier om te ontspannen is eropuit met je team. Je collega’s even in een andere setting zien, leren kennen en samenwerken. Er soms even op uit zijn kan heel erg bijdragen aan een veilige sfeer in je team.

Kan er wat beter in de sfeer in je team?

De teamtraining samenwerken ‘een basis van vertrouwen’ is ontworpen voor teams die een stap verder willen in hun samenwerking. Samen met collega’s bekijk je in een actieve, leuke en inhoudelijke teamtraining wat jullie wat samenwerking betekent en hoe je deze kunt verbeteren. Klik snel hier voor meer informatie.

Ken jij ingrediënten die helpen voor een veilige sfeer in je team, ik hoor graag van je!

Zo maak je samenwerkingsafspraken

in Tips

Elk team komt wel eens in een vervelende situatie terecht. De samenwerking loopt even niet lekker, het wordt duidelijk dat er achter iemands rug om wordt gepraat, er wordt een collega gekwetst of er is een collega uit het team vertrokken. Er kunnen heel wat redenen zijn om een nieuwe start te willen als team. Daar zijn teamafspraken of samenwerkingsafspraken een goede manier voor.

Een nieuwe start

Dat klinkt mooi, maar hoe doe je dat? Echt opnieuw starten is er niet bij, want je heb een geschiedenis met elkaar, je kent elkaar al wat langer en ook de rollen binnen het team zijn helder. Maar je kunt wel een nieuwe ronde in gaan, opnieuw langs start als het ware. Een middel daarvoor zijn samenwerkingsafspraken.

Hoe wil je samenwerken?

Door het maken samenwerkingsafspraken bedenk je als team hoe je wilt samenwerken. Hoe ziet jullie samenwerking er in ideale situaties uit? Wat doe je dan? Je kunt hier beelden van maken en woorden bij verzinnen. In de ideale samenwerking kun je het met alle collega’s goed vinden, zijn er geen spanningen of conflicten en wil iedereen bij jullie team komen werken en nooit meer weg.

De ideale samenwerking

Maar we weten allemaal, de ideale samenwerking bestaat niet. Ik grap wel eens, ‘we zijn net mensen’. We zijn allemaal anders, hebben met de ene collega een betere klik dan met de andere, hebben andere verwachtingen, worden wel eens teleurgesteld, boos of juist verdrietig. We hadden graag waardering gehad in plaats van kritiek. En dat is allemaal begrijpelijk. Een samenwerking kent mooie hoogten en diepe dalen. De uitdaging zit ‘m niet in het voorkomen van die dalen, maar het weer uit dat dal komen als het even tegenzit. Opnieuw met je team de schouders eronder zetten. Daarvoor zijn samenwerkingsafspraken heel handig.

Samenwerkingsafspraken

Goede samenwerkingsafspraken helpen bij de hoogten maar zijn essentieel om de dalen goed door te komen. De samenwerkingsafspraken hieronder zijn ontstaan uit mijn werk samen met teams van tientallen zorg-organisaties. Daarbij is de kunst dat samenwerkingsafspraken duidelijk zijn, eenvoudig te onthouden en dat teamleden er zonder bedenken mee in kunnen stemmen. Het zijn vier afspraken die je kunt onthouden aan de hand van een eenvoudig ezelsbruggetje. De onderdelen zijn, verantwoordelijkheid, eerlijkheid, er zijn en respect. Hieronder een toelichting.

Samenwerkingsafspraak 1: Verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid voor de samenwerking

Teams waarbinnen de samenwerking niet goed verloopt hebben hier vaak geen duidelijke keuze gemaakt. Er gaat iets mis en de ene collega zegt dat het ligt aan de andere. Daarmee wordt ‘de ander’ verantwoordelijk gemaakt om het op te lossen. Natuurlijk is het wel mooi als ‘de ander’ het op gaat proberen te lossen, maar daar kun je het niet vanaf laten hangen. Want als je er allebei zo over denkt, worden kleine confrontaties grote problemen.
Hoe je de verantwoordelijkheid binnen je team ook hebt verdeeld, voor samenwerking ben je allemaal verantwoordelijk. Als er onenigheid is tussen twee collega’s zijn er twee verantwoordelijk. Al doet er een collega heel naar tegen je, ook jij bent verantwoordelijk voor jullie samenwerking.

Verantwoordelijkheid voor jullie werk en kwaliteit

Als team mag je die verantwoordelijkheid delen, niet alleen voor de samenwerking, maar ook voor de zorg die jullie bieden, voor de uitstraling van jullie team, etc. met elkaar pak je het op.

Samenwerkingsafspraak 2: Eerlijkheid

De tweede afspraak die ik maak is eerlijkheid. Eerlijkheid in wat je zegt.

Stoppen met halve waarheden en leugentjes om bestwil

Veel teams maken hier geen duidelijke keuze in. Eerlijk zijn kan soms best vervelend zijn, toegeven dat jij die fout hebt gemaakt, voelt soms heel pijnlijk. Eerlijk duurt het langst. Leugentjes om bestwil en halve waarheden zijn 100% verkeerd. Er is geen grijs gebied en dat is wel zo gemakkelijk. Naast eerlijk zijn in wat je zegt is het goed om ook eerlijk te zijn in hoe je het zegt en het moment dat je daarvoor kiest. Twee weken later aangeven dat een collega tijdens de vergadering stonk is geen eerlijk moment.

Eerlijkheid is belangrijker dan openheid

Eerlijkheid en openheid worden soms in één zin genoemd, maar ook wel eens door elkaar gehaald. Ik durf te zeggen dat je overal eerlijk over moet zijn, maar overal open over zijn is niet handig. Als iemand je iets in vertrouwen vertelt ben je daar niet open over naar collega’s. Soms je mening niet geven, is helemaal niet erg. Soms zorgt openheid juist voor ontevredenheid. Een hilarisch voorbeeld hiervan vind je in het filmpje hieronder. Hoewel openheid vaak goed is, durf ik te zeggen dat eerlijkheid belangrijker is.

Het juiste moment en de goede manier

Ik zie eerlijkheid als uitspreken wat je moet uitspreken op het juiste moment en op de goede manier. Het kan wel eerlijk zijn om tijdens een vergadering waar het hele team bij is, je collega te vertellen dat hij een beetje ruikt, maar het is beter om dit één-op-één te doen. Als je het twee weken na de vergadering doet kan ook en ben je nog steeds eerlijk, maar het moment is niet eerlijk. Denk bij ‘eerlijk zijn’ dus altijd na over het moment en de goede manier.

Samenwerkingsafspraak 3: Er zijn

Fijn dat je er bent!

Er zijn zowel fysiek als mentaal is zo belangrijk. Je bent een team omdat je elkaar af en toe tegen komt. Als je er telkens niet bent wordt dat lastig. Als je altijd te laat bent geef je hierin een signaal af. Sommige teams maken hierbij afspraken over het op tijd komen. Er kan best een reden zijn waarom je een keer te laat komt, maar vaak op één collega moeten wachten is niet fijn.

Ben je er ook echt?

Daarnaast moet je er ook mentaal zijn. In deze tijd waarin je overal om je heen afleidingen tegen komt is dat best een uitdaging. Maar als je er bent of dat nu op het werk is of tijdens een vergadering, wees er dan ook. Mocht er een reden zijn waarom je er een keer niet helemaal bij bent met je gedachten, dan kan het geen kwaad om een collega dat even te laten weten.

Er zijn voor je collega

Onderdeel van het zijn van een team, is er zijn voor collega’s. Soms kunnen dat kleine dingetjes zijn, even aandacht voor een verjaardag, op kraam of juist ziekenbezoek bij een collega. Dat ene telefoontje, berichtje of kaartje als je erachter komt dat een collega iets moeilijks mee heeft gemaakt, dat is wat het verschil maakt tussen werken bij een team, of werken bij mijn team.

Samenwerkingsafspraak 4: Respect

Anderen behandelen zoals…

Altijd als ik het over respect heb, laat ik het team de zin afmaken: ‘respect is anderen behandelen zoals…’ er is altijd wel iemand die het durft te zeggen en de rest denkt het: ‘jezelf behandelt wilt worden’. Een definitie die je overal terugkomt. Ik vind het fijn om nog een stapje verder te gaan: ‘de ander behandelen zoals de ander behandelt wil worden’. Want net zoals ik mijn koffie anders drink dan jij, zo hebben verschillende collega’s verschillende behoeften. Om maar een paar verschillen op een rij te zetten waar je collega’s op kunt bevragen:

Heb je tijd om na te denken nodig of wil je juist direct beslissen?
Wil je feedback direct hebben of liever aan het einde van je dienst?
Wil je tijdens de dienst af en toe een pauze hebben en dan alleen, samen of juist niet?
Wil je eerst de vraag horen of eerst mijn antwoord?

Voor nieuwe collega’s of situaties:

Wordt je in een nieuwe situatie liever in het diepe gegooid of wil je juist eerst meekijken?
Heb je aan twee woorden genoeg of wil je liever wat meer tekst en uitleg? Vraag jezelf door, of wil je dat ik iets meer tijd neem?
Ben je zo assertief dat je wel komt als er iets niet lukt, of heb je liever dat ik dit bij je check?

Rekening houden met je collega

Respect is rekening houden met elkaar. Het is meestal maar een kleine moeite om ons aan te passen of te bedenken wat een collega graag wilt. Daarbij heb je echt ‘gezond verstand’ nodig, want je kunt niet overal rekening mee houden, maar er is altijd laaghangend fruit, het kost bijna geen moeite en het smaakt heerlijk, je moet het alleen even vinden. Er is overigens maar één manier om dat te doen. Vraag het! Het rekening houden gaat namelijk heel veel moeite kosten als je het gaat baseren op aannames, ‘o, ik dacht dat…’ momentjes kun je zo voorkomen. Daarnaast is het ook heel wat efficiënter om rekening te houden met alleen de dingen waar een collega echt om geeft.

Respect uitspreken

Het laatste onderdeel van respect is het uitspreken hiervan. Gewoon even aangeven dat je respect hebt voor hoe een collega heeft gehandeld in een bepaalde situatie is vaak maar een kleine moeite. Maar wel één met een groot resultaat. Al toen we kinderen waren wilden we al bijzonder zijn en respect verdienen, voor de meeste mensen verandert dat niet.

Samenwerkingsafspraken zorgen voor VEER-kracht

Een eenvoudig ezelsbruggetje om deze vier samenwerkingsafspraken te onthouden is ‘veerkracht’. De essentie van deze afspraken is niet dat er nooit meer iets mis gaat. Maar als er iets gebeurt, ja zelfs als iemand een regel overtreed, dat heb je de mogelijkheid om weer terug te veren. Veerkracht is datgene wat zorgt dat bomen blijven staan. Als bomen niet zouden veren zouden ze binnen de kortste keren omwaaien. Maar juist doordat ze een beetje mee kunnen bewegen blijven ze staan. Die veer-kracht creëert deze samenwerkingsafspraken.

Handleiding voor het maken van samenwerkingsafspraken

Afspreken hoe je samenwerkt als team is belangrijk voor een goede samenwerking. In een paar stappen krijg je dat voor elkaar.

Stap 1: Zorg voor teamafspraken

Of je ze nu zelf schrijft, kopieert van deze website of ergens anders vandaan haalt, regel ze.

Stap 2: Zoek een moment met je team

Plan een moment met je team, maak gebruik van een vergadering, teambuildingsmiddag of boek een teamtraining en ik heb je hierbij.

Stap 3: Leg de teamafspraken uit

Zorg dat elke afspraak helder is voor iedereen. Soms moet je daarvoor een vraag beantwoorden afspreken hoe je in bepaalde situaties handelt of voorbeelden geven over wat een afspraak betekent voor je team.

Stap 4: Pas een teamafspraak aan waar nodig

Natuurlijk is het mogelijk om de samenwerkingsafspraken aan te passen of een wat eigen invulling aan deze woorden te geven. Mocht je dit willen een paar tips:

Je kunt een afspraak toevoegen, maar zorg dat het geheel goed te onthouden is. Onthouden is alles, dat is met vier afspraken al een hele uitdaging.
Maak afspraken die voor het hele team gelden.
Maak afspraken op hoofdlijnen en niet op details.
Maak de afspraken niet in een vergadering, maar maak alleen of met een collega een voorstel gebruik de vergadering om te checken (duidelijk, niet tegenspreken) en in te stemmen: niet om ze aan te passen.

Stap 5: Check of de samenwerkingsafspraken helder zijn

Pas als iedereen de samenwerkingsafspraken begrijpt en je als team weet wat er bedoeld wordt met zulke afspraken kun je de volgende stap zetten.

Stap 6: Instemmen

Voor een team aan afspraken gehouden kan worden is het nodig dat zij de afspraken, kennen, begrijpen, weten te onthouden en er mee instemmen. Als het goed is zijn de afspraken redelijk eenvoudig en helder. Dan kun je het team vragen om ermee in te stemmen. Ik zelf vraag mensen altijd fysiek hun hand op te steken omdat je zo kunt zien dat iedereen ermee instemt. Andere teams printen de afspraken uit en vragen om collega’s hun naam of handtekening eronder te zetten. Als collega’s ingestemd hebben met de afspraak kan het leuk zijn om deze ook op te hangen.

Stap 7: De afspraken houden

Wat als iemand de afspraak overtreed? Als blijkt dat iemand de afspraak niet houd, is het goed om even te kijken naar de oorzaak:

Is de afspraak niet helder?
Is de afspraak vergeten?
Vind de collega de afspraak niet belangrijk?
Of is de collega het hiermee oneens?

Dit gesprek voer je eerst individueel en je zult zien dat het dan vaak al opgelost is. Als dat niet werkt, kun je het gesprek samen met een collega voeren en als dat niet werkt kun je het in de groep gooien.

Hulp bij het maken van samenwerkingsafspraken? Volg met je team de Basistraining Samenwerken. Voor meer informatie klik hier.